Преимущества электронного документооборота
Мы все прекрасно понимаем, как важны в бизнесе скорость, оптимизация затрат и автоматизация процесса. Электронный документооборот (ЭДО) – один из инструментов для решения перечисленных выше задач. Мы поясним что это такое, как это работает и какую значимую часть занимает в бизнес-процессе.
Итак, электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.
Электронная подпись (ЭЦП) - собственноручная подпись в электронном виде, которой можно подписывать документы. Юридическое лицо оформляет ЭЦП на подписанта, имеющего право подписи на основании правоустанавливающих документов либо доверенности. Физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель) оформляет ЭЦП на себя в соответствии с документами, удостоверяющими его личность.
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет законность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Делаем вывод: преимущества ЭДО очевидны. К ним в первую очередь относятся:
- Значительное снижение затрат на печать, хранение и доставку документов
- Подписание массива документов в «один клик»
- Все документы, проводимые через ЭДО имеют юридическую силу, нет необходимости их распечатывать
- Полная безопасность документов (передача через защищенный канал)
- Доставка документов контрагентам в режиме реального времени
- Возможность обмена документами в удаленном формате
Возможность электронного документооборота реализована и в компании ЭкономЛизинг через СБИС и Контур Диадок. Обращайтесь к нам через сайт или по телефону, и вы узнаете всю необходимую информацию.
